Trop de réunions tue la réunion

Réunion d’équipe, assemblée générale, forum, réunion mensuelle, réunion d’information, point à date, réunion de service, briefing, debrief, brainstorm, workshop, table ronde, symposium, conférence, visioconférence… les occasions de se retrouver à plusieurs autour d’un thème particulier ne manquent pas !

Les pratiques de réunions formelles remontent à plusieurs millénaires. Les tablettes cunéiformes des Sumériens documentent par exemple les assemblées où l’on discutait des affaires de la cité-État. Depuis l’ère industrielle, avec le développement des entreprises et des bureaucraties, les réunions sont devenues un outil essentiel de gestion pour planifier, organiser et contrôler. Après la COVID en revanche, les réunions virtuelles et les vidéoconférences ont transformé la manière dont les gens se réunissaient, permettant une collaboration instantanée à travers le monde sans nécessiter de déplacement.

Bien que les réunions répondent indiscutablement à nos besoins organisationnels, il est tout aussi vrai qu’elles risquent de se transformer en gouffres qui absorbent l’énergie, le temps, le budget, la motivation, l’efficacité et les résultats de leurs participants si elles ne sont pas bien gérées !

Les réunions ça coûte cher…

Prenons le cas de Mr X, cadre en entreprise. Il gagne 5 500€ bruts par mois et passe 75% de son temps dans des réunions, soit à son initiative, soit en tant que participant. En d’autres termes, 75% de ce qu’il est payé finance sa présence en réunion.

Si vous avez 20 cadres de ce type dans votre entreprise, vous investissez annuellement 1Mon€ pour qu’ils soient présents à des réunions.

Imaginez maintenant qu’il existe une solution pour réduire de moitié le temps passé en réunion tout en les rendant plus efficaces et génératrices de valeur ajoutée. Ai-je réussi à capter votre attention avec ces 500K€ à investir sur d’autres projets, ou bien avec ce gain en temps pour vos cadres ?

Alors évidemment, parmi ces réunions, certaines sont déjà pertinentes et bien menées, d’autres en revanche le sont beaucoup moins.

Les raisons ? Elles sont (trop) nombreuses :

• Des objectifs flous ou inexistants :
  « C’est pourquoi au fait cette réunion ? » 
• Un manque de préparation de contenu de l’animateur :
  « Je n’ai pas eu le temps de réunir toutes les infos pour la réunion, pas grave je vais broder… » 
• Un manque de préparation des participants :
  « Je n’ai pas regardé ce qu’elle nous a envoyé, de toutes façons elle va tout nous re-expliquer en réunion ! » 
• Des participants inappropriés :
  « Je ne vois vraiment pas pourquoi j’ai été invité, ça ne me concerne pas. Heureusement ça m’a permis d’avancer sur mes emails ! » 
• Une mauvaise gestion du temps :
  « On a largement dépassé notre créneau mais on avait de nombreux points à valider et puis c’était important d’attendre Gérard » 
• Un manque d’animation lors de la réunion :
  « Eh, regarde, Patrice s’est endormi ! Faut dire, je le comprends… » 
• Une participation en berne :
  « Les gars, si vous ne dites rien maintenant, après ce sera trop tard ! » 
• Une communication de mauvaise qualité :
  « Vu vos retours concernant la dernière réunion, vous n’avez pas compris l’objectif du projet. Alors on recommence ! » 
• Un suivi de réunion inexistant :
  « Tu te souviens toi de ce qu’on avait finalement décidé lors de la dernière réunion ? Je ne trouve aucune trace écrite »
• Un manque de préparation des outils :
  « Le projecteur fonctionnait pourtant la semaine dernière… »

Solutions

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il existe des recettes pour limiter les dégâts des réunions et en augmenter l’impact positif. Il est également essentiel que les participants prennent conscience que c’est à eux de changer les choses ! 

Pour révolutionner le système de réunions de vos entreprises, Sophie Rodriguez et le cabinet 37.5 vous proposent un accompagnement complet :

1. Diagnostic de réunionite, 
2. Formulation de pistes d’amélioration, 
3. Réalisation d’ateliers d’intelligence collective pour co-construire votre nouveau mode de fonctionnement en réunion, 
4. Formation des animateurs de réunions sur les fondamentaux des réunions réussies, 
5. Coaching individuel pour ancrer et pratiquer les apprentissages.

Public visé 

Si vous avez entendu ou prononcé une des phrases citées ci-dessus, ça vous concerne !Alors reprenez le contrôle, et regardez votre équipe ou votre entreprise prospérer en vous appuyant sur des collègues motivés, et des réunions pertinentes.